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MS Word: फ़ॉर्मेटिंग, टेबल, मेल मर्ज, ट्रैक चेंजेज़ और शॉर्टकट

AI की सहायता से तैयार किया गया और 28 अक्टूबर 2026 को तथ्यों की जाँच की गई; किसी मानव संपादक ने इसे अभी पंक्ति-दर-पंक्ति नहीं पढ़ा है। कोई गलती दिखे तो हमें बताइए। संपादकीय मानक और सुधार

MS Word और उसकी विंडो

Microsoft Word एक वर्ड प्रोसेसर है, अर्थात दस्तावेज़ बनाने, संपादित करने, फ़ॉर्मेट करने और छापने का प्रोग्राम; यह Microsoft Office का भाग है और पहली बार 1983 में जारी हुआ। Word 2007 से दस्तावेज़ डिफ़ॉल्ट रूप से .docx के रूप में सहेजा जाता है (पहले के संस्करणों में .doc), टेम्पलेट .dotx के रूप में और मैक्रो वाला दस्तावेज़ .docm के रूप में। विंडो में टाइटल बार, क्विक एक्सेस टूलबार, समूहबद्ध कमांडों वाले टैबों का रिबन, रूलर, दस्तावेज़ क्षेत्र और स्टेटस बार होता है, जो पृष्ठ संख्या और शब्द-गणना दिखाता है। फ़ाइल टैब बैकस्टेज व्यू खोलता है, जिसमें न्यू, ओपन, सेव, सेव ऐज़, प्रिंट और ऑप्शन्स होते हैं।

कौन-सा कमांड कहाँ है

परीक्षाओं में अक्सर पूछा जाता है कि कौन-सा कमांड किस टैब में है। होम टैब में क्लिपबोर्ड (कट, कॉपी, पेस्ट, फ़ॉर्मेट पेंटर), फ़ॉन्ट, पैराग्राफ़, स्टाइल्स और एडिटिंग (फ़ाइंड, रिप्लेस) हैं। इन्सर्ट टैब में टेबल, पिक्चर्स, शेप्स, स्मार्टआर्ट, चार्ट, हाइपरलिंक, हेडर, फ़ुटर, पेज नंबर, टेक्स्ट बॉक्स, वर्डआर्ट, ड्रॉप कैप, सिंबल और इक्वेशन हैं। डिज़ाइन टैब में थीम, वॉटरमार्क, पेज कलर और पेज बॉर्डर्स हैं। लेआउट टैब (पुराने संस्करणों में पेज लेआउट) में मार्जिन, ओरिएंटेशन, साइज़, कॉलम, ब्रेक्स, इंडेंट और स्पेसिंग हैं। रेफ़रेंसेज़ टैब में टेबल ऑफ़ कंटेंट्स, फ़ुटनोट्स, साइटेशन्स, कैप्शन्स और इंडेक्स हैं। मेलिंग्स टैब में मेल मर्ज, एनवेलप्स और लेबल्स हैं। रिव्यू टैब में स्पेलिंग एंड ग्रामर, थिसॉरस, वर्ड काउंट, कमेंट्स, ट्रैक चेंजेज़ और कम्पेयर हैं। व्यू टैब में दस्तावेज़ के व्यू, रूलर, ज़ूम और मैक्रोज़ हैं।

फ़ॉर्मेटिंग और स्टाइल

कैरेक्टर फ़ॉर्मेटिंग पाठ का रूप बदलती है: फ़ॉन्ट, आकार, बोल्ड, इटैलिक, अंडरलाइन, रंग, सुपरस्क्रिप्ट और सबस्क्रिप्ट। फ़ॉन्ट का आकार पॉइंट में मापा जाता है (72 पॉइंट मिलकर एक इंच बनते हैं) और इसे 1 से 1638 तक रखा जा सकता है। पैराग्राफ़ फ़ॉर्मेटिंग में संरेखण (बाएँ, मध्य, दाएँ, जस्टिफ़ाई), पंक्ति अंतराल (लाइन स्पेसिंग), इंडेंटेशन, बुलेट और क्रमांकन आते हैं। पेज फ़ॉर्मेटिंग में मार्जिन (नॉर्मल सेटिंग में हर ओर 1 इंच), ओरिएंटेशन (पोर्ट्रेट या लैंडस्केप), कागज़ का आकार और कॉलम आते हैं। फ़ॉर्मेट पेंटर एक पाठ की फ़ॉर्मेटिंग को दूसरे पाठ पर कॉपी करता है। स्टाइल फ़ॉर्मेटों का नामित समूह है, जैसे नॉर्मल, टाइटल या हेडिंग 1; हेडिंग स्टाइलों के उपयोग से Word स्वतः विषय-सूची (टेबल ऑफ़ कंटेंट्स) बना लेता है। Word के व्यू हैं प्रिंट लेआउट (डिफ़ॉल्ट), रीड मोड, वेब लेआउट, आउटलाइन और ड्राफ़्ट।

टेबल, हेडर और फ़ुटर

इन्सर्ट, टेबल से पंक्तियों और स्तंभों का एक ग्रिड बनता है, जिसके खानों को सेल कहते हैं; सेलों को मर्ज या स्प्लिट किया जा सकता है, और अंतिम सेल में Tab दबाने से नई पंक्ति जुड़ जाती है। Word की टेबल में अधिकतम 63 स्तंभ (कॉलम) हो सकते हैं। टेबल चुनने पर टेबल डिज़ाइन और लेआउट टैब प्रकट होते हैं। हेडर वह पाठ है जो हर पृष्ठ के ऊपर दोहराया जाता है और फ़ुटर नीचे, जिनमें प्रायः शीर्षक, पृष्ठ संख्या या तिथि होती है; पहले पृष्ठ पर या विषम और सम पृष्ठों पर ये अलग रखे जा सकते हैं। फ़ुटनोट अपने पृष्ठ के नीचे आता है, जबकि एंडनोट दस्तावेज़ के अंत में आता है।

मेल मर्ज

मेल मर्ज एक दस्तावेज़ की अनेक व्यक्तिगत प्रतियाँ बनाता है, जैसे पत्र, लिफ़ाफ़े या लेबल। यह एक मुख्य दस्तावेज़ को डेटा स्रोत (Excel, Access या Outlook संपर्कों में प्राप्तकर्ताओं की सूची) से नाम और पता जैसे मर्ज फ़ील्ड के माध्यम से जोड़ता है। मेलिंग्स टैब में इसके चरण हैं: दस्तावेज़ का प्रकार चुनना, प्राप्तकर्ता चुनना, मर्ज फ़ील्ड डालना, परिणामों का पूर्वावलोकन करना, और अंत में फ़िनिश एंड मर्ज।

ट्रैक चेंजेज़ और प्रूफ़िंग

ट्रैक चेंजेज़ (रिव्यू टैब, Ctrl+Shift+E) हर जोड़, हटाव और फ़ॉर्मेटिंग परिवर्तन को दर्ज करता है ताकि समीक्षक हर एक को स्वीकार या अस्वीकार कर सके, और कमेंट हाशिये में टिप्पणियाँ जोड़ते हैं। स्पेलिंग एंड ग्रामर F7 से और थिसॉरस Shift+F7 से चलता है। लाल लहरदार रेखा संभावित वर्तनी त्रुटि और नीली रेखा (पुराने संस्करणों में हरी) संभावित व्याकरण समस्या दर्शाती है। ज़ूम 10 से 500 प्रतिशत तक होता है।

परीक्षा में पूछे जाने वाले शॉर्टकट

Ctrl+B बोल्ड, Ctrl+I इटैलिक, Ctrl+U अंडरलाइन, Ctrl+E मध्य संरेखण, Ctrl+L बायाँ, Ctrl+R दायाँ और Ctrl+J जस्टिफ़ाई। Ctrl+N नया दस्तावेज़, Ctrl+O खोलना, Ctrl+S सहेजना, F12 सेव ऐज़, Ctrl+P प्रिंट, Ctrl+F खोजना, Ctrl+H बदलना (रिप्लेस), Ctrl+G गो टू, Ctrl+K हाइपरलिंक, Ctrl+Z अनडू और Ctrl+Y रीडू। Ctrl+Enter पेज ब्रेक और Shift+Enter लाइन ब्रेक डालता है। Ctrl+1, Ctrl+2 और Ctrl+5 क्रमशः सिंगल, डबल और 1.5 लाइन स्पेसिंग देते हैं। Ctrl+] और Ctrl+[ फ़ॉन्ट का आकार बढ़ाते और घटाते हैं, Ctrl+D फ़ॉन्ट डायलॉग बॉक्स खोलता है, Shift+F3 अक्षरों का केस बदलता है, Ctrl+= सबस्क्रिप्ट और Ctrl+Shift+= सुपरस्क्रिप्ट देता है। Ctrl+Home और Ctrl+End दस्तावेज़ के आरंभ और अंत पर ले जाते हैं।

मुख्य तथ्य

डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन: Word 2007 से .docx (पहले .doc); टेम्पलेट .dotx; मैक्रो वाला दस्तावेज़ .docm।
मेल मर्ज मेलिंग्स टैब में है; ट्रैक चेंजेज़, कमेंट्स, वर्ड काउंट, थिसॉरस और स्पेलिंग रिव्यू टैब में हैं।
हेडर, फ़ुटर, पेज नंबर, टेबल, वर्डआर्ट, ड्रॉप कैप, सिंबल और हाइपरलिंक इन्सर्ट टैब में हैं; वॉटरमार्क और पेज बॉर्डर्स डिज़ाइन टैब में।
मेल मर्ज = मुख्य दस्तावेज़ + डेटा स्रोत + मर्ज फ़ील्ड; व्यक्तिगत पत्रों, लिफ़ाफ़ों और लेबलों के लिए प्रयुक्त।
फ़ॉन्ट का आकार पॉइंट में होता है (72 पॉइंट = 1 इंच) और 1 से 1638 तक रखा जा सकता है; ज़ूम 10 से 500 प्रतिशत तक।
Word की टेबल में अधिकतम 63 कॉलम हो सकते हैं; अंतिम सेल में Tab दबाने से नई पंक्ति जुड़ती है।
फ़ुटनोट: पृष्ठ के नीचे; एंडनोट: दस्तावेज़ के अंत में; दोनों रेफ़रेंसेज़ टैब में हैं।
Ctrl+E मध्य, Ctrl+J जस्टिफ़ाई, Ctrl+L बायाँ, Ctrl+R दायाँ संरेखण; Ctrl+Enter पेज ब्रेक; Shift+Enter लाइन ब्रेक।
F7 स्पेलिंग और ग्रामर; Shift+F7 थिसॉरस; F12 सेव ऐज़; Ctrl+Shift+E ट्रैक चेंजेज़; Shift+F3 केस बदलना।
Ctrl+= सबस्क्रिप्ट, Ctrl+Shift+= सुपरस्क्रिप्ट; Ctrl+1 सिंगल, Ctrl+2 डबल, Ctrl+5 डेढ़ (1.5) लाइन स्पेसिंग।

एक नज़र में दोहराव

MS Word (1983): 2007 से .docx, टेम्पलेट .dotx; रिबन टैब: होम (फ़ॉन्ट, पैराग्राफ़, स्टाइल, फ़ाइंड), इन्सर्ट (टेबल, हेडर, फ़ुटर, वर्डआर्ट, ड्रॉप कैप), डिज़ाइन (वॉटरमार्क), लेआउट (मार्जिन, ओरिएंटेशन), रेफ़रेंसेज़ (विषय-सूची, फ़ुटनोट), मेलिंग्स (मेल मर्ज), रिव्यू (स्पेलिंग F7, ट्रैक चेंजेज़ Ctrl+Shift+E, कमेंट), व्यू; फ़ॉन्ट आकार 1-1638 पॉइंट; टेबल में अधिकतम 63 कॉलम; ज़ूम 10-500 प्रतिशत; Ctrl+E मध्य, Ctrl+J जस्टिफ़ाई, Ctrl+Enter पेज ब्रेक।

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