10 में से पाठ 7 · कंप्यूटर ज्ञान

MS Excel: सेल संदर्भ, सूत्र, फ़ंक्शन, चार्ट और त्रुटि मान

AI की सहायता से तैयार किया गया और 28 अक्टूबर 2026 को तथ्यों की जाँच की गई; किसी मानव संपादक ने इसे अभी पंक्ति-दर-पंक्ति नहीं पढ़ा है। कोई गलती दिखे तो हमें बताइए। संपादकीय मानक और सुधार

स्प्रेडशीट और Excel

स्प्रेडशीट डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित करती है और डेटा बदलते ही परिणामों की स्वतः पुनर्गणना करती है। VisiCalc (1979) पर्सनल कंप्यूटरों के लिए पहली स्प्रेडशीट थी और उसके बाद 1983 में Lotus 1-2-3 आई; Microsoft Excel वर्ष 1985 में जारी हुआ। Excel की फ़ाइल वर्कबुक कहलाती है, जो Excel 2007 से .xlsx के रूप में सहेजी जाती है (पहले .xls, मैक्रो के साथ .xlsm, टेम्पलेट के रूप में .xltx), और वर्कबुक में वर्कशीट होती हैं जो नीचे टैब के रूप में दिखती हैं। Excel 2010 और उससे पहले के संस्करण नई वर्कबुक तीन शीटों के साथ खोलते थे; बाद के संस्करण उसे एक शीट के साथ खोलते हैं।

पंक्तियाँ, स्तंभ और सेल

Excel 2007 से एक वर्कशीट में 1 से क्रमांकित 1,048,576 पंक्तियाँ (रो) और A से XFD तक अक्षरांकित 16,384 स्तंभ (कॉलम) होते हैं; पुराने .xls प्रारूप में 65,536 पंक्तियाँ और 256 स्तंभ (A से IV) थे। सेल वह स्थान है जहाँ एक पंक्ति और एक स्तंभ मिलते हैं, और उसका नाम स्तंभ के अक्षर और पंक्ति की संख्या से बनता है, जैसे C5। चुनी हुई सेल सक्रिय सेल (एक्टिव सेल) कहलाती है; नेम बॉक्स उसका पता और फ़ॉर्मूला बार उसकी सामग्री दिखाता है। सेलों की रेंज कोलन से लिखी जाती है, जैसे A1:D10। डिफ़ॉल्ट रूप से पाठ सेल में बाईं ओर और संख्याएँ दाईं ओर संरेखित होती हैं।

सूत्र और संदर्भ

सूत्र (फ़ॉर्मूला) हमेशा बराबर के चिह्न से शुरू होता है, जैसे =A1+B1। अंकगणितीय संकारक + - * / और घात के लिए ^ हैं, जिनकी गणना इस क्रम में होती है: कोष्ठक, घात, गुणा और भाग, फिर जोड़ और घटाव; & पाठ को जोड़ता है और <> का अर्थ है बराबर नहीं। सापेक्ष संदर्भ (रिलेटिव रेफ़रेंस, A1) सूत्र कॉपी करने पर बदल जाता है: =A1*B1 को एक पंक्ति नीचे कॉपी करने पर =A2*B2 बन जाता है। निरपेक्ष संदर्भ (एब्सोल्यूट रेफ़रेंस, $A$1) स्थिर रहता है, जो किसी एक सेल में रखी कर की दर जैसे स्थिरांक के लिए उपयोगी है। मिश्रित संदर्भ (मिक्स्ड रेफ़रेंस) केवल स्तंभ ($A1) या केवल पंक्ति (A$1) को स्थिर करता है। सूत्र संपादित करते समय F4 दबाने से संदर्भ इन चार रूपों में बारी-बारी से बदलता है।

सामान्य फ़ंक्शन

SUM किसी रेंज का योग करता है, AVERAGE माध्य देता है, और MAX तथा MIN सबसे बड़ा और सबसे छोटा मान देते हैं। COUNT संख्याओं वाली सेलें गिनता है, COUNTA खाली न रहने वाली सेलें गिनता है, COUNTBLANK खाली सेलें गिनता है, और COUNTIF तथा SUMIF केवल शर्त पूरी करने वाली सेलों को गिनते या जोड़ते हैं। IF एक शर्त की जाँच करता है और शर्त सत्य होने पर एक मान तथा असत्य होने पर दूसरा मान लौटाता है, जैसे =IF(B2>=40,"Pass","Fail")। AND, OR और NOT शर्तों को जोड़ते हैं। VLOOKUP(खोज मान, टेबल, स्तंभ संख्या, FALSE) किसी टेबल के पहले स्तंभ में ऊपर से नीचे खोजता है और मेल खाने वाली पंक्ति के दिए गए स्तंभ का मान लौटाता है; FALSE सटीक मेल माँगता है, और HLOOKUP यही काम पहली पंक्ति में क्षैतिज दिशा में करता है। अक्सर पूछे जाने वाले अन्य फ़ंक्शन ROUND, ABS, SQRT, MOD, LEN, UPPER, LOWER, CONCATENATE, TODAY (आज की तिथि) और NOW (तिथि और समय) हैं। ऑटोसम (Alt+=) तुरंत SUM डाल देता है।

चार्ट, सॉर्टिंग और फ़िल्टरिंग

चार्ट इन्सर्ट टैब में हैं। कॉलम या बार चार्ट मानों की तुलना करता है, लाइन चार्ट समय के साथ प्रवृत्ति दिखाता है, पाई चार्ट एक संपूर्ण के भाग दिखाता है (केवल एक डेटा शृंखला), और स्कैटर चार्ट संख्याओं के दो समूहों का संबंध दिखाता है। F11 एक अलग चार्ट शीट पर चार्ट बनाता है और Alt+F1 उसी शीट पर एम्बेडेड चार्ट। सॉर्ट (डेटा टैब) पंक्तियों को आरोही या अवरोही क्रम में लगाता है, और फ़िल्टर (Ctrl+Shift+L) केवल शर्त पूरी करने वाली पंक्तियाँ दिखाता है तथा बाकी को हटाए बिना छिपा देता है। फ़्रीज़ पेन्स (व्यू टैब) स्क्रॉल करते समय शीर्षकों को दिखाए रखता है, कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग (होम टैब) नियमों के अनुसार सेलों को रंग देती है, और पिवट टेबल (इन्सर्ट टैब) बड़ी तालिका का सार प्रस्तुत करती है। डेटा टैब में व्हाट-इफ़ एनालिसिस के अंतर्गत गोल सीक वांछित परिणाम पाने के लिए आवश्यक इनपुट ढूँढता है।

त्रुटि मान

#DIV/0! का अर्थ है शून्य से भाग। #N/A का अर्थ है मान उपलब्ध नहीं, जैसे जब VLOOKUP को कोई मेल न मिले। #NAME? का अर्थ है कि Excel सूत्र के किसी पाठ को नहीं पहचानता, जैसे फ़ंक्शन के नाम की गलत वर्तनी। #REF! का अर्थ है अमान्य सेल संदर्भ, जो प्रायः सेलें हटाने के बाद आता है। #VALUE! का अर्थ है गलत प्रकार का तर्क (आर्ग्युमेंट), जैसे पाठ को संख्या में जोड़ना। #NUM! का अर्थ है अमान्य संख्या और #NULL! का अर्थ है गलत रेंज संकारक। ##### से भरी सेल त्रुटि नहीं है: बस स्तंभ इतना संकरा है कि संख्या दिखाई नहीं दे पाती।

शॉर्टकट

F2 सक्रिय सेल को संपादित करता है, Alt+Enter सेल के भीतर नई पंक्ति शुरू करता है, Ctrl+; आज की तिथि और Ctrl+Shift+; वर्तमान समय डालता है। Ctrl+Home सेल A1 पर ले जाता है, Ctrl के साथ तीर कुंजी डेटा के किनारे तक ले जाती है, और Ctrl+Page Down तथा Ctrl+Page Up शीटों के बीच ले जाते हैं, जबकि Shift+F11 नई वर्कशीट डालता है। Ctrl+1 फ़ॉर्मेट सेल्स खोलता है, Ctrl+D नीचे की ओर और Ctrl+R दाईं ओर भरता है। Ctrl+Space पूरा स्तंभ और Shift+Space पूरी पंक्ति चुनता है, तथा Ctrl+9 चुनी हुई पंक्तियों को छिपाता है।

मुख्य तथ्य

Excel 2007 से: 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ (A से XFD); पुराना .xls प्रारूप: 65,536 पंक्तियाँ और 256 स्तंभ (A से IV)।
सापेक्ष A1 कॉपी करने पर बदलता है; निरपेक्ष $A$1 स्थिर रहता है; मिश्रित $A1 या A$1 एक भाग स्थिर करता है; F4 इनके बीच बदलता है।
हर सूत्र = से शुरू होता है; ^ घात का संकारक है, & पाठ जोड़ता है और <> का अर्थ है बराबर नहीं।
COUNT संख्या वाली सेलें, COUNTA खाली न रहने वाली सेलें, COUNTBLANK खाली सेलें और COUNTIF शर्त पूरी करने वाली सेलें गिनता है।
=IF(B2>=40,"Pass","Fail") तब Pass लौटाता है जब B2 का मान 40 या अधिक हो, अन्यथा Fail।
VLOOKUP टेबल के पहले स्तंभ में ऊर्ध्वाधर खोजता है और चुने गए स्तंभ से मान लौटाता है; HLOOKUP पहली पंक्ति में क्षैतिज खोजता है; #N/A का अर्थ है कोई मेल नहीं मिला।
#DIV/0! शून्य से भाग; #NAME? अपरिचित नाम; #REF! अमान्य संदर्भ; #VALUE! गलत डेटा प्रकार; ##### स्तंभ बहुत संकरा।
पाई चार्ट एक संपूर्ण के भाग दिखाता है; लाइन चार्ट प्रवृत्ति दिखाता है; F11 नई शीट पर चार्ट और Alt+F1 एम्बेडेड चार्ट बनाता है।
फ़िल्टर (Ctrl+Shift+L) मेल न खाने वाली पंक्तियों को छिपाता है, हटाता नहीं; फ़्रीज़ पेन्स शीर्षकों को दृश्य में बनाए रखता है।
F2 सेल संपादन; Alt+Enter सेल में नई पंक्ति; Ctrl+; आज की तिथि; Alt+= ऑटोसम; Shift+F11 नई वर्कशीट।

एक नज़र में दोहराव

Excel (1985): वर्कबुक .xlsx, जिसमें वर्कशीट होती हैं; 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ (A से XFD); सेल पता C5, रेंज A1:D10; सूत्र = से शुरू; सापेक्ष A1, निरपेक्ष $A$1, मिश्रित $A1 या A$1, F4 से बदलें; SUM, AVERAGE, COUNT, COUNTA, IF, VLOOKUP, HLOOKUP, COUNTIF; पाई चार्ट = संपूर्ण के भाग; F11 चार्ट शीट; फ़िल्टर पंक्तियाँ छिपाता है; त्रुटियाँ #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #REF!, #VALUE!; ##### = स्तंभ बहुत संकरा।

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